オフィス解約と原状回復の流れ

オフィス解約と原状回復の流れ

オフィスを移転する際には、新オフィスの準備と旧オフィスの片づけを並行して行わなければなりません。

つい新しい入居先の準備に気を取られてしまいがちですが、契約の解除と原状回復の流れについてきちんと把握し、余裕をもって手続きにあたるようにしましょう。

解約予告の通知

解約予告とは、ビルオーナーに対して事前にオフィスの退居を伝えることです。

明け渡しの6ヶ月前に通知するのが一般的ですが、解約予告期間(通知から契約の終了までに要する期間)や通知の方法は契約内容によるので、まずは契約書の内容を確認することから始めましょう。

そして、この解約予告期間内にテナントは原状回復を行わなければなりません。

多くの場合はこの通知を提出してから原状回復の準備に取り掛かる流れとなっていますが、実は、それよりも前の段階で原状回復工事の金額を決定しておくのがもっとも理想的な流れとなります。

また、工事は旧オフィスを退出してから契約終了までのあいだに行うことになるので、新オフィスへの引っ越しの流れもこれに合わせたスケジュールにしておく必要があります。

原状回復の流れ

原状回復を完了させるまでの流れは「契約内容を確認→打ち合わせをして見積もりを算出→費用に合意して着工」となります。

この流れを順番に整理してみましょう。

1.契約内容の確認

解約予告を通知してから準備に取り掛かった場合は、解約期限日(明け渡し)の6~5ヶ月前にこの作業をおこなうことになります。

まずは契約書から原状回復特約の有無などを確認して、どのように原状回復を行う必要があるのか(工事を行うべき範囲や、誰が業者を指定するのかなど)をきちんと把握します。

2.打ち合わせをして見積もりを算出

次は、契約の内容に従って、明け渡しの4~2ヶ月前に原状回復工事の詳細を決定していきます。

しかし、この流れの中で、思っていたよりも広範囲の修繕を要求されたり、費用が高くついたりという問題が生じる場合があります。

もっと安くしてほしい、施工を別の業者に頼みたい、などとむやみに交渉しても、あまりうまくいくことはありません。なぜならオーナーや業者にとってはその交渉に応じることにメリットはなく、期限までだらだらと逃げ切られる形になってしまうのです。

解約予告を通知した時点で確実に決定しているのは明け渡しの期限で、それまでに原状回復を済ませなければテナントは損害金を要求されることになります。この損害金は、遅延した日数分の日割りの家賃に対しておよそ2倍相当の金額が一般的です。

そのため、テナントは納得がいかなくても工事に着工するしかなくなります。

このような流れを防ぐために、ここまでの段階を解約通知前に済ませておいた方がよいのです。

3.費用に合意して着工

一般的には、明け渡しの1ヶ月前に原状回復工事が着工されます。そこからさかのぼり、工事内容と金額の合意は着工の2週間前までに行われます。

ただし、特注品の有無や工事の規模などによってこの期間は前後するので、できるだけ早い段階で確認しておくようにしましょう。

この着工の時までに、テナントは引っ越しを済ませておく必要があります。

トラブルを回避するためには

もしも原状回復の内容について問題が生じた場合でも、着工まで時間がなければ、じっくり解決に取り組むことはできなくなってしまいます。

そのため、全体の流れを通常より一段階早いところにもっていくことが理想的な流れになります。

先に原状回復の費用が決定していれば、その金額を考慮して移転先を選ぶこともできます。余計なコストを削減することができれば、そのお金を移転先の工事に使うこともできます。

コスト削減やトラブル回避のためには、余裕をもって準備にあたることが大切です。

オフィス原状回復工事の流れについて解説動画

オフィス原状回復工事の流れとは?